Eindejaarsdrukte: Sinterklaas, borrels, plannen voor volgend jaar maken, koken met familie… Wat kun je doen om thuis en op het werk niet multitaskend te verdrinken in een zee van to do’s? Experts Mascha de Ridder en Martine Timmermans geven 9 zeer effectieve timemanagementtips.
1) Stoor jezelf wat minder
In Nederland kijken mensen gemiddeld 100 keer per dag op hun telefoon. Even mail checken, What’s App, Facebook. Uitstelgedrag, volgens De Ridder, want zo maak je stoormomenten urgent. Ze installeerde zelf een app (Moment voor iOS) die bijhoudt hoeveel keer per dag je je telefoon ontgrendelt. Ondanks haar bewuste gebruik van haar mobiel – “Die kan ik gerust wegleggen”- schrok ze van het aantal uren dat ze op haar telefoon keek. “Wie zich daarvan bewust is, kan er ook wat aan doen. Focus.”
2) Plan
Zet wat je wilt doen weg in de tijd. Leer realistisch plannen. Timmermans: “Mensen overschatten wat ze op korte termijn kunnen bereiken en onderschatten wat op lange termijn mogelijk is. Staat je vrije dag vol met to do’s? Kijk dan niet gek op als je ’s avonds constateert dat je niet alles hebt gedaan. Terwijl je binnen drie maanden wél veel dingen voor elkaar bokst in bijvoorbeeld een project.
… óók de leuke dingen
Maak eens een jaarplanning van de leuke dingen. Waarom geef je bij drukte vaak dat uurtje sporten op? Zonde. Plannen is niet altijd spontaan, maar je zorgt wel dat je überhaupt aan leuke dingen toekomt, bijvoorbeeld met je partner.
Emmer met tennisballen
Ken je de metafoor van de emmer met tennisballen en zand? Doe je er eerst zand in – kleine activiteiten – dan kunnen er al snel geen ballen meer bij. Begin je met de tennisballen – de grotere projecten – dan blijft er altijd ruimte voor kleinere zaken.
3) Omgaan met de ‘moetjes’
“Het klinkt hard, maar als je niet zelf de regie over je tijd neemt, bepalen anderen wat je met jouw tijd doet”, zegt De Ridder. Dat is zeker voor zorgprofessionals goed om te beseffen – die zijn vaak loyaal, collegiaal en hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Bovendien: zeg je ‘Nee’ tegen het één, dan zeg je ‘Ja’ tegen het ander, aldus Timmermans. “Geen extra dienst is bijvoorbeeld tijd met je gezin. Natuurlijk vinden sommigen het niet leuk als je iets afzegt of weigert. Maar doordat je ja tegen het andere zegt, doe je het andere met meer overtuiging. Vanuit je eigen drive krijg je veel meer voor elkaar.”
4) Zet jezelf ook eens op nummer één
Focus op wat jij belangrijk vindt. De Ridder: “Weinig mensen zeggen op hun sterfbed: ‘Had ik maar wat meer uur op de praktijk doorgebracht’.”
5) Maak lastige keuzes helder
Twijfel je over een keuze? Spreek dan de zin ‘Moet ik dit nu doen’? vijf keer anders uit. Door de focus steeds op een ander woord te leggen, leer je prioriteren.
Moet ik dit nu doen?
Valt er daadwerkelijk iets te doen, komt er een actie uit bepaalde informatie voort? Zo niet, dan kun je de activiteit staken.
Moet ik dit nu doen?
Of kan het, of wil je het?
Moet ik dit nu doen?
Ben jij de aangewezen persoon voor deze taak? Of kun je het delegeren?
Moet ik dit nu doen?
Is ‘dit’ wat daadwerkelijk moet gebeuren? Of mist er nog informatie? Zijn de verwachtingen helder?
Moet ik dit nu doen?
Wat gebeurt er als je het nu niet doet? Kan het ook morgen, of over een maand?
6) Plan het einde van een activiteit
De Ridder gebruikt altijd een kookwekker, die loopt maximaal 59 minuten. “Als die afgaat, stop ik waar ik mee bezig ben. Binnen die 59 minuten voel ik genoeg druk om te presteren, want ik heb een deadline. Maar ik word ook beloond en ben niet tot diep in de nacht bezig om vervolgens weer moe op te staan. Dat maakt me relaxter. Bovendien: het geeft meer voldoening en je herinnert niet voornamelijk negatieve gevoelens als ‘ik ben te lang doorgegaan’.”
7) Betrek anderen in je voornemens
Deel je doelen met je naasten of collega’s. Dat maakt dat je je er sneller aan houdt.
8) Denk aan de 4 d’s: durf, drive, discipline, doen
De 4 d’s helpen bij veranderen:
durf (kom uit de comfortzone)
drive (weet wat je beweegt en wat je wilt)
discipline (volhouden dus!) en
gewoon doen
9) Wees niet te streng voor jezelf
Wees niet te streng en beloon jezelf als het lukt. Timmermans: “Een dag minder mail checken tijdens het diner lijkt misschien een kleine stap, maar is een uitstekend begin!”
