Drie sleutelwoorden om efficiënter te werken!

Ik heb een uitdaging voor je: Ga tussen twee mensen in zitten en vraag hen om allebei tegelijk iets in je oor te fluisteren. De een links, de ander rechts. Ben je in staat om beide gesprekjes tegelijkertijd te volgen of hoor je eerst het linker, dan het rechterzinnetje? Misschien heb je wel alleen de linkerzin gehoord en ben je rechts alweer vergeten? Nog een uitdaging: schrijf een mail en luister ondertussen naar de verhalen van je kinderen over school. Hoeveel hoor je van je kind? Hoe snel kun je nog foutloos typen als ze jou ook nog een paar vragen stellen? Lukt het echt tegelijkertijd?

Multitasking is een utopie We denken dat het bestaat, maar het is een utopie. Twee of meer dingen tegelijkertijd doen, lijkt efficiënt maar duurt langer en gaat ten koste van de kwaliteit. Ik word het liefst geknipt door kapsters die hun mond houden. Dan weet ik dat ze hun aandacht bij hun werk hebben en niet worden afgeleid door kletspraatjes over het weer, de kinderen, en ‘ga je nog op vakantie’ En ik ben altijd lekker snel klaar. Ik vind het heerlijk om tijdens het autorijden naar de radio te luisteren, maar als ik ga parkeren op een lastige plek, zet ik eerst de radio uit. Als ik bij een arts in de spreekkamer zit, daalt mijn vertrouwen als de arts me nauwelijks aan kijkt en constant zit te typen. Ik wil onverdeelde aandacht.

Sleutelwoord 1: Aandacht

Om effectief goed te werken is gerichte aandacht misschien wel het belangrijkste. Het is logisch dat je je koppie erbij hebt als je iets doet wat om grote zorgvuldigheid vraagt. Maar ook de routineklusjes zijn de moeite van jouw aandacht waard. Doe de dingen met aandacht en je werkt sneller, scherper en met een beter resultaat. Iedere patiënt merkt het wanneer die verzorgd wordt door een zorgprofessional die zijn aandacht erbij heeft. Aandacht is net zo belangrijk als de juiste medicatie of behandeling. Iedereen wil gezien en gehoord worden. Het ‘even snel principe’ dat in de zorg overal aanwezig is, zorgt ook voor onrust. Als mensen onrust voelen, gaan ze zich veel sneller zorgen maken, vragen stellen. Ze trekken letterlijk en figuurlijk eerder aan de bel, en daar moet jij dan weer op reageren terwijl je net iets anders aan het doen was. Aandacht levert op den duur meer tijdswinst op, dan het ‘even snel principe’

Sleutelwoord 2: Contact

Is contact niet hetzelfde als aandacht? Ja, en nee. Om goed aandacht te geven moet je eerst contact maken. Anders sta je meteen op 1-0 achterstand. Ik moet me regelmatig bij een receptie of balie melden als ik een afspraak heb met iemand. Het helpt mij altijd enorm als de baliemedewerker met oogcontact kenbaar maakt dat ik wordt opgemerkt. Ook als diegene nog even een telefoongesprek moet afronden, of een paar laatste zinnen moet typen. Het oogcontact stelt me gerust, ik ben opgemerkt. Als ik voor een balie sta en iemand maakt de zinnen, of het telefoongesprek af terwijl ze stoïcijns naar het toetsenbord kijkt, dan merk ik al vrij snel irritatie. ‘HALLO! Er staat iemand voor je balie, zie mij!’ Voor je je aandacht kunt richten op je taak en handeling, moet je dus eerst contact maken met degene die de handeling zal ondergaan. Contact zorgt dat je het vertrouwen van je patiënt krijgt. De patiënt zal eerder ontspannen waardoor jij je werk beter en sneller kan doen. Oogcontact is simpel, gratis en doeltreffend.

Sleutelwoord 3: Regie

De regie nemen, is een sterke combinatie met aandacht en contact. Ik geef een voorbeeld: Je zit achter je laptop en bent bezig met een lastig verslag. Het moet zorgvuldig geformuleerd worden. Je bent nog maar op de helft, maar het gaat de goede kant op. Dan komt je collega binnen die met jou wil overleggen. Nu sta je voor een dilemma: je wilt je collega aandacht geven, maar je wilt ook met al je aandacht je verslag afmaken. Als je je collega afkapt en wegstuurt, zal ze dat niet leuk vinden. Als je je verslag abrupt afbreekt, ben je die mooie zin kwijt en moet je je concentratie weer oppakken nadat je je collega te woord hebt gestaan. Wat moet je doen? Combineer contact en aandacht door de regie te nemen: bijvoorbeeld zo: 1. Je stopt heel even met typen, kijkt je collega aan (contact) en je zegt: ‘Ik maak even mijn zin af en dan heb je mijn volledige aandacht’ (aandacht) 2. Je stopt even met typen en kijkt je collega aan (contact) en je zegt: ‘Vind je het goed als ik dit afmaak en dat ik je daarna even opzoek? Dan kan ik je mijn volledige aandacht geven’ (aandacht op afspraak) Door de regie te nemen, houd jij de controle over je werkzaamheden en de focus van je aandacht. Hierdoor loop je nooit het risico dat je tijd door een ander wordt overgenomen of wordt ingevuld. Het is efficiënter, en je houdt meer controle op de kwaliteit van je werk. Dat geeft rust.    

 

Wil je gebruiken van deze NurseStation Deal?

Registreer je dan nu!

Meer van deze coach

Velen van ons zullen het herkennen… Je gaat naar een bijeenkomst waar allemaal mensen zullen zijn die je niet kent. Of je gaat voor het eerst... Lees meer
In je werk kom je dagelijks lastige mensen tegen. Dit kan in allerlei soorten en maten zijn. Extreem arrogante mensen, afstandelijke mensen,... Lees meer
TIP 1: Weet wat jouw werkdruk veroorzaakt Met hard werken en een hoge werkdruk is in principe niets mis. Belangrijk is dat je het gevoel... Lees meer

Meer van deze coach

Wat is een zelfbeeld en hoe ontstaat het? Een zelfbeeld is een beeld dat je over jezelf hebt gevormd in de loop van je leven. Het omschrijft... Lees meer
Af en toe even niks doen, is veel belangrijker dan men in eerste instantie zou verwachten.  We leven in een tijdperk waarin iedereen... Lees meer
Heb jij plezier in je werk, maar raak je soms gefrustreerd door de werkdruk, het tekort aan collega’s, de toenemende administratieve last?... Lees meer